Ausschreibung

Der Aspekt der Nachhaltigkeit sollte von Anfang an in Ihrer Beschaffungsstrategie verankert sein, und dann in der Ausschreibung rechtlich korrekt und sinnvoll eingebunden werden. Im Bereich der Ausschreibung ist zwischen der Vergabe von Catering-Dienstleistungen und dem Bezug von Lebensmitteln zu unterscheiden.

Hier finden Sie eine Beispielausschreibung für eine Nachhaltige Mittagsverpflegung.

Hier finden Sie eine Beispielausschreibung von Kaffee, Gebäck, Tee usw.

In beiden Fällen können ökologische und soziale Aspekte in vier Teilen der Ausschreibung berücksichtigt werden, die im Folgenden näher beleuchtet werden:

• Leistungsbeschreibung
• Eignungskriterien
• Ausführbedingungen
• Zuschlagskriterien

Vor der Erstellung Ihrer Ausschreibung müssen Sie klären, wie hoch der Gesamtauftragswert ist. Hier entscheidet sich, ob ein nationales Vergabeverfahren (< 214.000 €) oder ein EU-Vergabeverfahren (> 214.000 €) nötig ist. Bei letzterem müssen Sie den Auftrag europaweit ausschreiben. Oft ist es von Vorteil, größere Aufträge in Lose, sprich Teilausschreibungen, zu fassen. Die Einteilung kann zum Beispiel in pflanzliche und tierische Produkte erfolgen oder für verschiedene Kantinenstandorte (z. B. einzelne Lose je Schule bei der Ausschreibung einer Kommune). Damit können Sie kleine bis mittlere Betriebe unterstützen. Beim Berechnen des Gesamtauftragswerts müssen Sie die Lose wieder zusammenrechnen.

Leistungsbeschreibung

Dies ist der wichtigste Teil der Ausschreibung. Hier müssen Sie erklären welche Produktqualitäten (z.B. Conviniencegrad) und Prozessqualitäten (z.B. Herstellungsprozesse der gesamten Lieferkette/Herkunft) Sie benötigen. Laut Vergabeverordnung und der Unterschwellenvergabeverordnung dürfen Sie hier auch ökologische und soziale Kriterien zugrunde legen.

• Aufgrund des EU-Vergaberechts, dass vorscheibt, dass keine Wettbewerbsnachteile zwischen Anbietern aus allen EU-Länder entstehen dürfen, ist die Forderung regionaler Produkte nicht erlaubt. Sie dürfen aber z. B. auf frische saisonale Produkte setzen oder beim Lebendtransport die Kilometerzahl einschränken und somit Vorgaben machen, die nur regionale Lieferanten erfüllen können. 
• Ntzen Sie Siegel und Gütezeichen. Da Siegel zum Teil ähnliche Vorgaben haben, sollten Sie ein bestimmtes Siegel mit „gleichwertig“ ergänzen, um Anbieter mit ähnlichen Standards nicht auszuschließen. Die Bestimmung der Gleichwertigkeit wird einfacher, wenn sie die entscheidenden Merkmale auflisten.
• Sie dürfen keine Produkte von spezifischen Herstellern oder bestimmte Markenprodukte fordern. 
• Bei Anforderungen an verschiedene Produktgruppen, sollten Sie diese einteilen (z.B. in Frischware, Lagerware und tierische Produkte; bei nicht Lebensmitteln in Verpackungsarten, Arbeitskleidung und Reinigungsartikel). An genauen Vorgaben können die Lieferanten ihre Portfolios besser ausrichten.  
• Je nach Küchenanforderung können Produktspezifikationen mit Bezug auf die Prozessqualität gestellt werden (Basisanforderungen, mittlere und hohe Anforderungen). Hier finden Sie Beispiele dafür. 

Eignungskriterien

Den Rahmen der Eignungskriterien legt die Vergabeverordnung fest. Durch die Eignungskriterien soll geprüft werden, ob Anbieter, die sich an der Ausschreibung beteiligen, die benötigten Leistungen erbringen können. Für den Einbezug von Nachhaltigkeitskriterien kann das z. B. das Vorliegen einer Bio-Zertifizierung sein.

• Leistungsfähigkeit im wirtschaftlichen und finanziellen Kontext (Überprüfung der Mindest- oder Durchschnittsumsätze)
• technische und berufliche Fähigkeiten (ermittelt durch Zertifizierungen) 
• Befähigung des Bieters den Beruf auszuüben, entsprechende Berufserlaubnis (Überprüfung der Einträge im Berufs- oder Handelsregister)
• Vorerfahrungen mit anderen Anbietern (wenn Sie eine Gemeinschaft bilden wollen)

Ausführbedingungen

Wenn Sie als öffentlicher Auftraggeber über die rechtlich einzuhaltenden Vorschriften (§ 128 Abs.1 GWB) hinausgehen wollen, können Sie Ihre Bedingungen mit dem § 128 Abs.2 GWB ermöglichen. Dies gestattet Ihnen durchgehenden Einfluss auf die Umsetzung des Auftrages, trotz der Erteilung eines Zuschlags. Da teilweise Zuschläge einzelne Prozesse regeln, müssen Sie beachten, dass Ihre Bedingungen in Verbindung mit dem Auftrag stehen. Dabei geht es nur um Ihren konkreten Auftrag und um das geforderte Produkt oder Dienstleistung, nicht um anderweitige Lieferverträge oder ausgeführte Arbeiten des Unternehmens.  

• Für „sensible“ Produkte, wie fairer Kaffee oder Kakao dürfen keine gesetzlichen Regelungen formuliert werden. Sie können jedoch durch abgestimmte Formulierungen erkannt werden. 
• Wenn Sie auf saisonale Produkte abzielen, können Sie einen Saisonkalender anbieten.
• Auch das Thema unnötige Verpackung können Sie damit thematisieren.   
• Sie haben auch die Möglichkeit weitestgehende Transparenz in der Produktionskette zu beanspruchen, um sicherzustellen, dass nicht nur das Endprodukt, sondern alles in der EU produziert wurde.  
• In diesem Abschnitt können Sie auch festlegen welches Produkt wann und wie oft in der Woche geliefert werden sollte. 

Zuschlagkriterien

Mit den Zuschlagskriterien berücksichtigen Sie qualitative, umweltbezogene und soziale Kriterien. Dabei dürfen Sie den Wettbewerb nicht gefährden. Wenn Sie Zuschläge für Angebote erteilen, müssen diese angemessen überprüft werden können und die Kriterien müssen sachlich, transparent und politisch korrekt formuliert werden. Sie können die eingereichten Angebote dann anhand der Kriterien mithilfe einer Benotung oder eines Punktestandes miteinander bewerten und vergleichen. Nachhaltigere Angebote erhalten Sie vor allem dann, wenn die ökologischen und sozialen Zuschlagskriterien eine höhere Gewichtung erhalten.

Die hier vorgestellten Tipps basieren zwar auf der aktuellen Rechtslage, stellen jedoch keine rechtssichere Vorlage dar. Wir empfehlen Ihnen Ihre fertige Ausschreibung von zuständigen Expert*innen überprüfen zu lassen. Beispiele und Detailinformationen finden Sie zudem in den verlinkten Dokumenten / Webseiten unter Mehr zum Thema.